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Neues UV-Meldeverfahren

ab 01.01.2017

Der Lohnnachweis ist eine der Grundlagen für die Berechnung des Beitrages, den Sie für den Unfallversicherungsschutz Ihrer Beschäftigten jährlich zahlen.


Empfehlung: Jetzt den Stammdatenabruf 2017 durchführen!

Hinweise der Berufsgenossenschaften und Unfallkassen

Die Unfallversicherungsträger empfehlen, den Stammdatenabruf für das Meldejahr 2017 jetzt durchzuführen. Er ist die Grundlage für die Erstellung des digitalen Lohnnachweises.

Je frühzeitiger die Stammdaten abgerufen werden, desto einfacher ist die Meldung des digitalen Lohnnachweises im Folgejahr. Der Stammdatendienst im UV-Meldeverfahren sieht vor, dass Arbeitgeber bzw. deren Dienstleister die Entgeltabrechnung am Anfang eines Jahres auf die Abgabe des digitalen Lohnnachweises vorbereiten.

Folgendes Vorgehen wird empfohlen:

Arbeitgeber bzw. die mit der Entgeltabrechnung beauftragten Dienstleister rufen die Stammdaten des Unternehmens zu Beginn des Meldejahres ab. Der Stammdatenabruf erfolgt aus dem jeweiligen Entgeltabrechnungsprogramm. Mit den im Programm hinterlegten Zugangsdaten wird die Stammdatenanfrage an die Stammdatendatei der DGUV abgesandt. Sind noch keine Zugangsdaten (Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, Mitgliedsnummer und PIN) erfasst, ist dies der erste Schritt. Nach Erhalt der Stammdatenantwort sollten die Zuordnungen aller Beschäftigten zur jeweils zutreffenden Gefahrtarifstelle überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Vor Abgabe der Meldung sollte eine abschließende Prüfung der erfassten Daten erfolgen. Bei der Prüfung sind zum einen die Vorgaben der zuständigen Berufsgenossenschaft bzw. Unfallkasse zu berücksichtigen. Zum anderen ist darauf zu achten, dass ggf. veränderte Tätigkeiten von Beschäftigten im Verlauf des Jahres richtig zugeordnet werden. Nur so können die Lohnsummen der Beschäftigten, die Anzahl der Versicherten und die Arbeitsstunden am Ende des Jahres in einen korrekten digitalen Lohnnachweis einfließen. Das digitale Verfahren ist ein jährlich laufender Prozess und verlangt, dass die Daten aus der Lohnabrechnung direkt an die Unfallversicherungsträger übermittelt werden. Am besten ist es, den Stammdatenabgleich künftig zu den Routineaufgaben der Lohn- und Gehaltsabrechnung am Jahresanfang hinzuzufügen.

 

Für Nutzer von sv.net gilt etwas anderes:

Wird vom Unternehmen kein Entgeltabrechnungsprogramm genutzt, sondern alle Meldungen über sv.net abgegeben, ist der Lohnnachweis digital zur Unfallversicherung ebenfalls über diesen Meldeweg zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass insbesondere sv.net/online keine langfristige Speicherung von Stammdaten vorsieht. Der Abruf der Stammdaten sollte deshalb in kurzem zeitlichem Abstand vor Abgabe des Lohnnachweises digital erfolgen.


Ab 01.01.2017 wird das bisherige Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung durch das neue UV-Meldeverfahren mit dem elektronischen Lohnnachweis abgelöst:

Bis zum 16. Februar 2017 ist der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 erstmals auf diesem neuen elektronischen Weg zu übermitteln.

Rechtsgrundlage für das neue Verfahren ist das 5. SGB IV-Änderungsgesetz, das der Deutsche Bundestag Ende 2014 verabschiedet hat.

 

Parallelverfahren für die Beitragsjahre 2016 und 2017

In einer zweijährigen Übergangsphase ist für die Beitragsjahre 2016 und 2017 zusätzlich zum elektronischen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online- oder Papier-Verfahren von Ihnen zu erstatten. Die Übergangsregelung stellt eine richtige Beitragsberechnung in der Zukunft sicher. Ab dem Beitragsjahr 2018, d. h. ab 01.01.2019, erfolgt die Meldung dann ausschließlich mit dem elektronischen Lohnnachweis über das neue UV-Meldeverfahren.

 

Das UV-Meldeverfahren im Überblick

Meldungen über das UV-Meldeverfahren erfolgen ausschließlich über die gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder systemgeprüften Ausfüllhilfen (z. B. SV-Net). Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die aktuellste Version Ihres Entgeltabrechnungsprogramms nutzen.

Vor der Erstattung des elektronischen Lohnnachweises führen Sie im sogenannten Vorverfahren einen automatisierten Abgleich Ihrer Daten durch. So wird sichergestellt, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und veranlagten Gefahrtarifstellen übermittelt werden. Für den Abgleich rufen Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens aus dem Stammdatendienst elektronisch ab. Der bei der DGUV verwaltete Stammdatendienst versorgt die Entgeltabrechnungsprogramme mit den für den elektronischen Lohnnachweis erforderlichen Daten.

  

Hierfür sind folgende Zugangsdaten erforderlich:  

- Betriebsnummer der Unfallkasse Sachsen

- Mitgliedsnummer

- PIN

 

Die Zugangsdaten werden wir Ihnen ab Dezember 2016 schriftlich mitteilen. Sollten Sie Dritte, z. B. Steuerberater, zur Meldung beauftragt haben, leiten Sie ihnen die Zugangsdaten bitte unbedingt weiter.

 

Hinweis: Aufgrund der Umstellung im Meldeverfahren können Sie erstmals ab 01.12.2016 den Stammdatenabgleich für das Jahr 2016 durchführen sowie Ihren elektronischen Lohnnachweis für 2016 erstatten. Wir empfehlen Ihnen, anschließend bereits den Stammdatenabgleich für das Jahr 2017 vorzunehmen. Die Übermittlung des elektronischen Lohnnachweises für 2017 erfolgt dann bis spätestens 16.02.2018.

Nach der erstmaligen Anmeldung im Stammdatendienst pro Beitragsjahr wird die meldende Stelle registriert. Wir erwarten dann von dieser Stelle einen elektronischen Lohnachweis für das abgefragte Beitragsjahr.

 

Weitere und detailliertere Informationen zum digitalen Lohnnachweis sind im Internet zu finden unter www.dguv.de/uv-meldeverfahren.

 

Mehr Informationen:

www.dguv.de/uv-meldeverfahren und http://www.dguv.de/de/versicherung/uv-meldeverfahren/faq/index.jsp

Wir sind für Sie da.

Unfallkasse Sachsen
Rosa-Luxemburg-Str. 17a
01662 Meißen

+49 (0)3521 7240
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