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Minutenkapital nutzen

i-Punkt Ausgabe 03/2005

Gesundheit

 

Umgang mit Arbeitsverdichtung und Zeitdruck
Zeit- und Termindruck sowie ständige Arbeitsunterbrechungen sind häufige Stressfaktoren in der Arbeitswelt. Viele Arbeitnehmer haben den Eindruck, dass Sie nicht mehr arbeiten, sondern „gearbeitet werden“. Kunden, Chefs und Kollegen werden oft als Störfaktoren wahrgenommen, die den Arbeitsalltag und das Tagesgeschäft erschweren, weil sie irgendetwas wollen, wofür im Moment gar keine Zeit ist. Doch viele gehen mit der ihnen zur Verfügung stehenden (Arbeits-)Zeit und den Aufgaben einfach schlecht um – und machen sich das Leben unnötig schwer. Der richtige Umgang mit Zeit, Aufgaben und Informationen reduziert Stress und erhöht Effektivität und Zufriedenheit.

Ein Spaziergänger begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen bereits gefällten Stamm zu zersägen. Der Spaziergänger tritt näher heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht. „Ihre Säge ist ja total stumpf. Wollen Sie die nicht einmal schärfen?“ Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft auf: „Dafür habe ich keine Zeit – ich muss sägen!“

1.440 Minuten täglich und 200.000 Stunden in einem Leben stehen dem Menschen durchschnittlich zur Verfügung. Zeit, die es sorgfältig zu nutzen gilt. Untersuchungen ergaben, dass die meiste Zeit verpufft, weil vier entscheidende Dinge fehlen: Klare Ziele, eine durchdachte Prioritätensetzung, eine sorgfältige Planung und eine genaue Übersicht über die (Arbeits-)Aktivitäten.  

Mit „Zeitmanagement“ lässt sich lernen, mit dem persönlichen Zeitkapital effizienter umzugehen. Das heißt nicht, noch mehr in kürzerer Zeit zu erledigen, sondern hilft, Verzettelungen zu vermeiden und Unwichtiges loszulassen, um sich auf wesentliche, sprich wichtige Dinge zu konzentrieren. Schritt für Schritt.

Der erste Schritt: Wohin soll es gehen? Ziele definieren.

Ziele abstecken - privat und beruflich

Erfolgreiche Unternehmensführung funktioniert nur bei klaren, eindeutigen Zielsetzungen und Kontrollen der Zielerreichung. Das lässt sich auch auf die Einzelperson übertragen. Für beide gilt: Ziele lösen Handlungen aus. Man weiß, wohin man will und welchen Endzustand es geben soll. Nur wer seine Ziele definiert hat und die richtigen Prioritäten setzt, behält in der Hektik des Alltags den Überblick. Im Prozess der Zielfindung klären Sie, was Sie wollen – im beruflichen wie im privaten Bereich. Denken Sie daran: Ohne Ziel kein Treffer. Wer auf dem Meer des Lebens ohne Plan herumschippert, braucht sich nicht zu wundern, wenn er nirgends ankommt.

Tipps, wie Sie Ihre Ziele definieren:

  • Konzentrieren Sie sich auf kurz- und mittelfristige Ziele (Zeithorizont: ein bis fünf Jahre).
  • Fixieren Sie Ihre Ziele schriftlich und so konkret wie möglich. Schriftlich, weil Sie sich dann mit Ihren Zielen auseinander setzen und ein schriftlicher Plan Aufforderungscharakter hat („aus den Augen, aus dem Sinn“). Konkret, weil Sie sonst die Erreichung Ihrer Ziele nicht messen können.
  • Formulieren Sie Ziele positiv. Sie manipulieren damit Ihr Unterbewusstsein.
  • Prüfen Sie, welche Ressourcen Sie für die Zielerreichung nutzen können. Mentoren, eigene Stärken, Kontakte, Fähigkeiten, Wissen …
  • Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein, um Ihr Ziel zu erreichen? Müssen Sie sich weiter qualifizieren? Benötigen Sie Unterstützung?
  • Denken Sie auch an mögliche Störeinflüsse, die Sie behindern können, und überlegen Sie sich Gegenstrategien. Gibt es Hindernisse in Form von finanziellen Engpässen, Neidern, knapper Zeit …?
  • Bringen Sie abschließend Ihre Ziele in eine Rangfolge. Setzen Sie Prioritäten (vgl. ABC-Analyse). Was möchten Sie beruflich und privat am ehesten erreichen?

Tipps, wie Sie Ihre Maßnahmen umsetzen:

  • Schreiben Sie auf, was für Sie an jedem Tag der nächsten Woche ansteht und was Sie erledigen werden. Vermerken Sie Termine, Aufgaben, Aktivitäten, zu führende Telefonate (mit Telefonnummern). Planen Sie realistisch. Nehmen Sie sich für jeden Tag Aufgaben mit Priorität A, B und C vor (vgl. ABC-Analyse).
  • Schätzen Sie, wie viel Zeit Sie für jede geplante Aufgabe benötigen.
  • Nutzen Sie dazu Vergangenheitswerte und Ihre Erfahrungen. An dieser Stelle zeigen sich meist Planungsfehler: Ist die Zeit zu knapp kalkuliert, kommen Sie in Zeitnot. Ist sie zu großzügig, brauchen Sie länger als nötig.
  • Addieren Sie die geschätzte Zeit für alle geplanten Aktivitäten.
  • Wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass Sie den ganzen Tag verplant haben. Sie müssen Pufferzeiten für unvorhersehbare Störungen – und die gibt es immer – einplanen.
  • Reduzieren Sie Ihr Tagespensum, bis Sie nur noch zwei Drittel der Zeit verplant haben.
  • Das tut weh, denn Sie müssen Prioritäten setzen, und einiges wird unerledigt bleiben. Aber es ist besser, wenn etwas kontrolliert „hintenrunter fällt“, als wenn Sie zu etwas wirklich Wichtigem nicht gekommen sind.

Tipps, wie Sie Ablenkungen und Störungen ausschalten:

  • Bitten Sie – wenn möglich – eine Assistenzkraft, sich um Anrufe oder Besucher zu kümmern.
  • Treffen Sie eine Vereinbarung unter Kollegen: Teilen Sie sich Telefonzeiten. Sollte das nicht möglich ein, aktivieren Sie einen Anrufbeantworter, eine Mailbox oder stellen Sie das Klingelsignal leiser.
  • Sehen Sie für jeden Tag eine bestimmte Zeit vor, in der Sie sich nicht durch Anrufe, Besucher und andere Unterbrechungen stören lassen. Wenn Sie konsequent sind, werden sich Vorgesetzte oder zumindest Kollegen daran gewöhnen. Nur für dringende Fälle sollten Sie erreichbar sein.
  • Falls sich eine Unterbrechung nicht vermeiden lässt, teilen Sie demjenigen mit, dass Sie jetzt nur wenig Zeit für ihn haben. Bieten Sie einen späteren Termin an.
  • Fordern Sie Besucher nicht auf, sich zu setzen.
  • Schließen Sie die Tür.

Der zweite Schritt: Wie wollen Sie dahin kommen? Planen der Zielerreichung:

Nun gilt es zu überlegen, welche Maßnahmen Sie ergreifen müssen, um zu Ihrem Ziel zu gelangen. Gehen Sie dabei nach der Salami- Taktik vor: Alle größeren Ziele und Vorhaben werden in kleine Scheibchen unterteilt. Die Einzelaktivitäten werden in einem Plan festgehalten, in dem auch vermerkt wird, bis wann das Etappenziel erreicht sein soll und wann mit welchen Aktivitäten begonnen wird. Können Sie Aufgaben delegieren? An wen? Wer kontrolliert die Umsetzung?

Der dritte Schritt: Umsetzung der Ziele

Wenn Ziele und Maßnahmen definiert sind, dann geht es an die konsequente Umsetzung. Jetzt ist Selbstdisziplin gefragt. Arbeiten Sie mit Zeitplanbüchern oder elektronischen Kalendern, in die Sie alle Aktivitäten eines jeden Tages sorgfältig eintragen und deren Erledigung kontrollieren. Planen Sie wochenweise, da sind Sie „kontrolliert flexibler“ als bei einer Tagesplanung.

Planen nach der ALPEN-Methode:

Die Methode ist relativ einfach und beschreibt mit dem Akronym ALPEN fünf Stufen. Sie erfordert bei einiger Übung nicht mehr als fünf bis zehn Minuten Planungszeit.

A - Alles Aufschreiben
L - Länge schätzen
P - Pufferzeiten einplanen
E - Entscheiden: Priorität
N - Nachkontrolle

Der vierte Schritt: Kontrolle tut gut!

Frau am PC

Kontrollieren Sie am Ende eines jeden Arbeitstages, ob Sie Ihr Tagespensum erreicht haben. Unerledigte Aufgaben werden auf den nächsten Tag übertragen (und erledigt). Achten Sie darauf, dass die Übertragung von Unerledigtem auf den nächsten Tag nicht zum Standard wird. Falls es häufig vorkommt, dass Sie Ihr Tagespensum nicht schaffen, überlegen Sie: Haben Sie sich in der Planung der Dauer der Aktivitäten verschätzt? Welche Zeitdiebe waren wieder am Werk?

Zu Beginn jedes Arbeitstages schauen Sie sich an, was Sie sich an diesem Tag vorgenommen haben. Bleiben Sie bei Ihren Vorhaben und lassen Sie sich nur im äußersten Notfall ablenken. Am Freitag ziehen Sie Wochenbilanz und gehen mit Schritt 5 hoffentlich ins Wochenende.

Prioritäten setzen – die ABC-Analyse

Es ist besser, die richtige Arbeit zu tun (= Effektivität) als eine Arbeit richtig zu tun (= Effizienz), so Peter Drucker, erfolgreicher Unternehmensberater aus den USA. Suchen Sie nach Ihren Erfolgsbringern – wie auch immer Sie Erfolg für sich definieren – und bringen Sie Ziele, Aktivitäten und Aufgaben in eine entsprechende Rangfolge. Wichtige Ziele und Aufgaben haben Priorität A, mittelwichtige Priorität B und weniger wichtige Aktivitäten Priorität C.  

A-Priorität: sehr wichtige Ziele/Aufgaben/Aktivitäten

Sie verwenden durchschnittlich 15% ihrer täglichen Arbeitszeit für Aufgaben, die 65% Ihres Tagesergebnisses bringen.

B-Priorität: wichtige Ziele/Aufgaben/Aktivitäten

Mit weiteren 20% Ihres Einsatzes an täglicher Arbeitszeit erreichen Sie gerade noch 20% Ihrer Leistung.

C-Priorität: weniger wichtige Ziele/Aufgaben/Aktivitäten (Routinearbeiten wie Papierkram, Telefonieren)

Mit den restlichen 65% Ihrer Zeit erzielen Sie 15% Ihrer Erfolge/Ergebnisse. Üblicherweise sind das Routineaufgaben wie Erledigung von Einkäufen im privaten Bereich oder Verwaltungsarbeiten im beruflichen Bereich.

Verteilen Sie Ihre Zeit optimal. Oft wird die meiste Zeit mit vielen, nebensächlichen Zielen/Aufgaben/Aktivitäten (C) vertan, während Wichtiges (A) zu kurz kommt. A-Aktivitäten sind aber Ihre „Erfolgsbringer“. Das heißt aber nun nicht, auf Ziele und Aufgaben mit C-Priorität gänzlich zu verzichten, sondern die Aktivitäten in eine angemessene Relation zu setzen. Nehmen Sie täglich 1-2 A-Ziele/Aufgaben in Angriff, 2-3 B-Ziele/Aufgaben und den restlichen Tag verbringen Sie mit C-Aufgaben.

Der fünfte Schritt: Feiern!

Mann schaut auf Armbanduhr

Es ist psychologisch wichtig, dass Sie Erfolge feiern. Erst wenn Sie Ihren Erfolg gebührend gewürdigt haben, nehmen Sie sich das nächste Etappenziel vor.

Dr. Fritzi Wiessmann

Die Autorin ist Arbeits- und Organisationspsychologin bei der Unfallkasse Post und Telekom.

 

 

 

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