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Mut zur Lücke

i-Punkt Ausgabe 03/2005

Gesundheit

 

Tipps zum Aufgaben- und Informationsmanagement
Vielbeschäftigte Kollegen können scheinbar alles auf einmal telefonieren, E-Mails checken, in der Postmappe blättern. Was für Computer ein Kinderspiel ist – „Multitasking“ genannt – hat beim Menschen seine Grenzen. Der Haken dabei: Wir machen keine der Aufgaben wirklich gut. Die Folgen sind: Stress und Unzufriedenheit steigen. Heute geht es immer seltener darum, Informationen zu beschaffen, sondern sie zu filtern und auszuwählen. Briefe, Faxe und E-Mails schreien alle gemeinsam nach Beantwortung – oft so sehr, dass für wirklich Wichtiges kaum Zeit bleibt.

Schlagworte wie Informationsflut und Wissensgesellschaft kennzeichnen den heutigen Büroalltag. Internet und E-Mail machen die Arbeitswelt leistungsfähiger, bringen aber auch Hektik und Unübersichtlichkeit. Gegen die Informationsflut kann der Einzelne kaum etwas tun, aber Sie können Ihren eigenen Bereich besser managen und diejenigen beeinflussen, mit denen Sie zusammenarbeiten. Diese Tipps helfen Ihnen, mit Aufgaben und Informationen im Arbeitsalltag besser umzugehen, damit Sie nicht in (Zeit-)Bedrängnis geraten.

Das können Sie tun.

Haben Sie Mut zur Lücke! Werfen Sie Informationen weg! Unterliegen Sie nicht dem Zwang, alles zu kopieren (und weiterzuleiten). Informieren Sie auch andere. Das Prinzip lautet: So viel wie nötig, so wenig wie möglich. Bewahren Sie nur Wichtiges auf. Hilfreich für die Entscheidung, was wichtig ist, ist eine mentale Checkliste Ihrer Ziele und Aufgaben. Alles, was älter als ein halbes Jahr ist, werfen Sie konsequent weg.

Dämmen Sie den Zustrom ein.

Akzeptieren Sie, dass Sie nicht alles wissen (und aufbewahren) können. Bestellen Sie Fachzeitschriften ab, in denen Sie im vergangenen halben Jahr keine wichtigen Informationen gefunden haben. Lassen Sie sich von Mailing- und firmeninternen Verteiler-Listen streichen, wenn Sie keine wertvollen Informationen enthalten. Bitten Sie eine Assistenzkraft, die Informationen vorzusichten. Routineschreiben können auch von Mitarbeitern/ Assistenzkräften bearbeitet werden, die Sie sich nur in Ausnahmefällen vorlegen lassen.

Entwirren Sie das Chaos.

Wie können Sie den Papierberg auf Ihrem Schreibtisch bewältigen? Aufräumen geht meist schneller, als Sie denken. Meist reichen schon zwei bis drei Stunden. Zeit, die sich mehrfach lohnt. Danach haben Sie den Kopf frei, sind motivierter, fühlen sich besser und haben den Überblick zurückgewonnen. Gehen Sie dabei nach der Vier-Quadranten-Methode oder nach dem „Ganz-oder-gar-nicht-Prinzip“ vor. Bei Letzterem legen Sie alle Papiere auf den Fußboden oder auf einen anderen Tisch. Lassen Sie Ihren Schreibtisch frei und platzieren Sie alle zu erledigenden Aufgaben hinter sich auf einem zweiten Tisch oder einem Regal.

Die Vier-Quadranten-Methode

Mit der Vier-Quadranten-Methode schaffen Sie Ordnung
Mit der Vier-Quadranten-Methode schaffen Sie Ordnung

Unterteilen Sie einen Tisch (nicht Ihren Schreibtisch) oder den Fußboden in vier Quadranten: Wegschmeißen/Weiterleiten/Wichtig/Wunder. Nun arbeiten Sie sich durch Ihren Schreibtischdschungel und sortieren jedes Papier in eines dieser vier Quadranten, bis kein Blatt Papier mehr auf Ihrem Schreibtisch liegt. Seien Sie beim Quadranten „Wegschmeißen“ besonders großzügig. In den Quadranten „Weiterleiten“ kommt alles, was Sie anderen zur Erledigung geben können, auch Kleinigkeiten, die man mal eben schnell selbst erledigt. In den Quadranten „‚Wichtig“ kommt alles, was Sie selbst erledigen müssen. Versehen Sie die Papiere mit einem Datum, bis wann der Vorgang erledigt sein sollte. Seien Sie bei diesem Stapel besonders geizig. In den „Wunder“-Quadranten kommen alle Papiere, die Sie während des Aufräumens gleich erledigen können, mit einem Telefonat, einem Fax, einer Mail. Oder das Papier kommt in die Ablage.

Diese Methode funktioniert hundertprozentig, wenn Sie sich streng an folgende drei Regeln halten:

  • Bilden Sie keine Zwischenhäufchen.
  • Fassen Sie jedes Papier nur einmal an.
  • Bilden Sie keine Felder 5, 6 usw.

E-Mail ist nicht alles.

Lesen Sie Ihre E-Mails nur ein- bis zweimal am Tag (am besten nach Erledigung Ihrer Aufgabe mit A-Priorität). Entscheiden Sie bei jeder Nachricht sofort, was zu tun ist: Löschen, reagieren, archivieren. Legen Sie zur Aufbewahrung von Mails sinnvoll benannte Ordner an, die Sie leicht wiederfinden. Überfrachten Sie andere nicht mit Weiterleitungen. Lassen Sie sich von Verteiler-Listen streichen, die Ihnen nichts bringen. Benutzen Sie einen Filter für Junk-Mails.

„Nein“-Sagen lernen

Übernehmen Sie oft Verpflichtungen, vor denen andere sich gern drücken, obschon Sie zu wenig Zeit dafür haben? Können Sie schwer Nein sagen?
Zeigen Sie mehr Souveränität. Beantworten Sie Anfragen immer mit der Bitte um Bedenkzeit. Lassen Sie sich Aufgaben schriftlich bestätigen (Fax, E-Mail, Brief ). Wenn es im Moment nicht geht, vertrösten Sie auf einen späteren Zeitpunkt (morgen, in zwei Wochen). Benennen Sie jemanden anderen, der helfen kann. Übergeben Sie die Entscheidung dem Verantwortlichen (entweder Projekt A oder Projekt B). Verkaufen Sie ein Nein „beziehungsorientiert“.

Vier Varianten „Nein“ zu sagen

Methode 1
„Geben Sie mir etwas Bedenkzeit.“ Oder noch besser: „Lassen Sie mich darüber nachdenken. Ich rufe Sie in einer Stunde zurück.“ Rufen Sie nach einer Stunde an und sagen Sie höflich und klar „Nein“, ohne weitere Begründung. Die Bedenkzeit und das zuverlässige Zurückrufen machen Ihre Absage weniger schroff.

Methode 2
„Das ist ein reizvolles Angebot.“ Machen Sie deutlich, dass Ihre Kräfte derzeit anderweitig so stark gebunden sind, dass Sie leider zu diesem schönen Projekt Nein sagen müssen. Erläutern Sie aber nicht, was „das andere“ ist und warum es Ihnen wichtiger ist. Sonst können Sie leicht in Diskussionen geraten.

Methode 3
„Ich schätze Sie sehr. Mit keinem würde ich das lieber machen. Aber dieses Mal muss ich Ihnen leider absagen.“

Methode 4
„So etwas mache ich prinzipiell nicht“.Beispiel: „Ich kaufe grundsätzlich nichtsan der Tür.“ „Im Moment ist das leider nicht möglich. Vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt.“

Aufschieberitis

Schieben wir nicht oft genug unliebsame Aufgaben so lange vor uns her, bis es nicht mehr geht? Dann folgen Zeitdruck und Stress. Hören Sie auf damit! Fangen Sie mit kleinen Schritten an. Ein Beispiel: Für das Schreiben sammeln Sie erst einmal nur Stichworte für den Inhalt. Erst einmal angefangen, bekommen Sie vielleicht den Anreiz für mehr.

Belohnen Sie sich für erledigte Aufgaben. Oft fehlt uns nur die nötige Motivation. Denken Sie sich für jede Aufgabe, bei der Sie sich schwer tun, eine kleine Belohnung aus. Doch Vorsicht! Betrügen Sie sich nicht selbst.

Dr. Fritzi Wiessmann

Nachdruck aus „Kontakt“ mit freundlicher Genehmigung der Unfallkasse Post und Telekom.

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Küstenmacher, W.T. (2004):
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